Comme les entreprises sont bien conscients des avantages du travail à distance, mettre en place un environnement de collaboration virtuel solide est devenu indispensable. Les managers doivent agir de manière à améliorer la productivité de l’ensemble des ressources. Pour ce faire, une entreprise a besoin de stratégies de collaboration virtuelle efficace.
Comment définir la collaboration virtuelle
La collaboration virtuelle repose sur l’utilisation d’outils de communication numérique pour échanger et travailler avec des collègues situés dans différents endroits. Elle fait appel à un haut niveau de professionnalisme de la part des toutes les ressources. Conséquence du fait de différentes contraintes matériels ou temps. La collaboration virtuelle est améliorée quand chacune des parties a à disposition les outils adaptés et que l’engagement des employés est effectif.
La difficulté consiste à trouver un bon équilibre dans la gestion des ressources. Les visioconférences, la messagerie instantanée ou d’autres moments plus détendus (apéro à distance) peuvent renforcer de mauvaises pratiques comme ils peuvent en encourager de bonnes. Il est important de trouver le meilleur outil de collaboration à distance. Et également d’enseigner aux équipes les bonnes pratiques et processus relatifs à cette nouvelle méthode de travailler.
La collaboration à distance inquiète en raison du manque de visibilité
Les managers d’entreprises très à cheval sur le temps de travail sont méfiants quand ils ne peuvent pas surveiller les employés. Dans les locaux de l’entreprise, ils peuvent vérifier les temps de pauses. Avec le télétravail, le suivi est plus compliqué. Là encore, il existe des logiciels qui permettent de suivre en temps réel les mouvements des employés sur leurs ordinateurs.
Dans un environnement professionnel rassemblant les équipes de départements différents, il est essentiel que chacun puisse avoir une bonne visibilité sur ce qui se passe dans l’entreprise dans sa globalité. Généralement, quand le processus est mis en place, les flux de travail bien établis et la communication fluide, tous les employés peuvent fonctionner de manière autonome tout en produisant un travail de qualité. Cela rejoint les objectifs de l’entreprise, et permettra au manager de mieux dormir la nuit.
Investir dans des outils de collaboration innovants
Ranarison Tsilavo en sa qualité de CEO de NextHope Madagascar encourage l’utilisation du système innovant de téléphonie de Cisco Systems. Webex Room Phone permet d’avoir des échanges clairs avec les ressources distantes. La qualité exceptionnelle du son fournit par cet outil de collaboration, ainsi que la possibilité de l’associer à un écran apporte une nouvelle dimension à l’efficacité du travail à distance.
Dans le domaine des logiciels les plus connus pour la collaboration à distance, on citera Skype qui reste un allié très efficace pour les entreprises. Les logiciels Zoom et Slack ont trouvé leur place dans beaucoup d’entreprises grâce à la richesse de leurs fonctionnalités. La plupart de ces applications ont été conçus pour une prise en main facile. Le travail à distance est parti pour durer encore longtemps. L’évolution des technologies de communications et de mise en réseau permet aux entreprises de faire appel à des ressources distantes performantes. En outre, il n’est plus à démontrer que le télétravail réduit radicalement les frais liés aux déplacements.
